In deze blog wil ik het graag hebben over rapport. En dan bedoel ik niet het cijferoverzicht. Het gaat hier over goede communicatie. ‘Rapport’ ontstaat als mensen met elkaar in verbinding staan. Ze begrijpen elkaar en staan open voor elkaar op dat moment.
Sterker nog, mensen besluiten vaak om met iemand samen te werken op basis van de klik die ze met die persoon hebben, afgezien van het product of de dienst die ze bieden. Er is duidelijke interesse in elkaar. En dit zou de basis van elk (zakelijk) gesprek moeten zijn. Zonder rapport, geen communicatie. Zonder rapport, geen verkoop. Zonder rapport, geen begrip.
Let eens op jezelf. Als jij met iemand spreekt, gaat dat makkelijk? Heb je zo een gespreksonderwerp? Of moet je juist zoeken naar “common ground”? Of is er iets bij een persoon wat je niet kunt verklaren, wat die persoon heel aantrekkelijk maakt of juist niet. Er zijn redenen waarom je juist makkelijk matcht met de een en minder met de ander. In een volgende blog ga ik dieper in op deze redenen.
Afgezien van je vertrekpunt, kun je ook werken aan het maken van rapport. Daarbij let je op vier hoofdtechnieken:
Mocht je zelf willen oefenen met rapport maken, dan heb ik de volgende oefeningen voor je.
Stel je bent op een netwerk. Neem even een aantal minuten om iemand te observeren en te luisteren wat hij of zij te melden heeft. Let op wat hij of zij met haar of zijn handen doet. Hoe komt iemand op je over en hoe praat deze persoon? Zacht, snel, eentonig, met een lach… allemaal kenmerken die je kunt gebruiken om in rapport te komen met iemand. Als je goed luistert naar iemand en die andere persoon kan dat zichtbaar zien, dan bouw je al wederzijds vertrouwen en respect op. Deze tactiek kun je echt overal oefenen. Op feestjes, tijdens vergaderingen of zelfs als je tv kijkt.
Kijk en vergelijk iemands lichaamstaal. Pas overigens op met interpretaties. Iemand die met zijn of haar armen over elkaar staat heeft niet per definitie een gesloten houding. Misschien staat deze persoon wel heel comfortabel zo. Het gaat er eerder over dat je deze houding overneemt en daarmee aansluit bij de ander. Je maakt via lichaamshouding rapport. En dit werkt! Als je in gesprek bent, kijk eens stiekem naar je voeten. Staan deze hetzelfde als die van je gesprekspartner? Precies!
Daarnaast kun je ook iemands stem volgen, iemands bewegingen en zelfs zijn of haar ademhaling. Volg die maar eens en je merkt dat je met iemand in rapport gaat komen.
Indien je in rapport bent, kun je langzaam iemand “meenemen”. Let op: je moet wel echt in rapport zijn en dit moet je blijven. Blijf met je volle aandacht bij het gesprek van de ander en volg in dat gesprek. Zolang je blijft meebewegen blijf je met elkaar in rapport. Vervolgens kun je vragen gaan stellen zodat je gesprekspartner gaat nadenken en dat jij langzaam de lead wordt in dit gesprek.
Deze volgorde van rapport maken en houden helpt je bij je verkoopgesprek. Als je niet van nature matcht met iemand, kijk dan hoe je je kan aanpassen om de ander te kunnen volgen. Vervolgens luister je goed en geeft af en toe zijn of haar bewoordingen terug (Backtrack). Stel belangstellende en open vragen en blijf goed luisteren en matchen. Vervolgens kun je vragen stellen, die meer naar jouw richting van het gesprek gaan.
Niet alleen in een verkoopgesprek is dit van belang, maar ook als je iemand slecht nieuws moet brengen. Of als iemand boos is en je wilt iemand rustig krijgen. Maar ook als je een gesprek wilt versnellen of een nieuw idee hebt.
Deze vier technieken van rapport maken zorgen ervoor dat jij succesvol aan je relatie bouwt en blijft.
Nu denk je bij jezelf: Bedankt Cindy, fijn deze vier manieren, maar het is wat vaag voor mij. Tijdens het schrijven van deze blog sta je niet voor me. Ik kan niet controleren of ik in rapport met je ben. Dat is het nadeel van een platte online tekst in plaats van een persoonlijk gesprek. Wat dit laatste betreft, kunnen we daar wel wat aan doen. Ik maak graag tijd voor je: in de verdiepingsworkshop van BeDrijfveer komt deze techniek aan bod en nog veel meer. Of plan een strategisch gesprek met me in en leer wat jij nog meer kunt doen om gesprekken te voeren met een succesvol resultaat.
